Projekterfolge

elleta hat die kundenseitige Projektleitung ausgeübt. Sie hat ein umfassendes Realisierungskonzept entwickelt, die Abstimmung mit dem Softwareentwickler übernommen und ist in permanentem Dialog mit dem Kunden und der Softwareentwicklung gestanden zur Sicherstellung der Anforderungen.

Nach Abschluss der Entwicklungsarbeiten hat elleta das Testmanagement aufgesetzt, die Testdurchführung durch die Fachabteilungen überwacht und die Führung beim Go-live übernommen.

Nach einer kurzen Bestandsaufnahme wurde rasch deutlich, dass zwar die Applikation während der vorangegangenen Jahre laufend erweitert und dadurch komplexer wurde, aber die organisatorischen Prozesse mit dieser Entwicklung nicht Schritt gehalten haben. Die erhöhte Komplexität der Applikation erforderte auch neue Einführungsprozesse, sodass die Qualität der Funktionen und Daten aufrechterhalten werden konnte.

elleta führte einen umfassenden Change- und Releaseprozess auf Basis der ITIL-Norm ein, schulte die Mitarbeiter des Kunden und stimmte die einzelnen Schritte mit dem Applikationspartner ab. Nach Einführung dieser Prozesse waren klare und für alle Parteien verständliche Abläufe für die Durchführung von Änderungen, Fehlerbehebungen und die Einführung neuer Releases implementiert.

Die besondere Herausforderung in der gesamten Organisation war dabei, den richtige Detaillierungsgrad der Prozesse zu finden, damit einerseits die Qualität sichergestellt und andererseits der Aufwand möglichst gering gehalten werden können.

elleta war mit der Evaluation einer flexiblen und auf die Kundenbedürfnisse anpassbaren Servicemanagement-Software beauftragt. Sie definierte die Anforderungen und gewünschten Prozesse, hat die kundenseitige Projektleitung bei der Erstellung des Implementierungskonzeptes gemeinsam mit dem Produkthersteller übernommen und begleitete die Einführung und Produktivsetzung der Lösung.

Die Servicemanagementsoftware wurde eng in die bestehende ERP-Lösung eingebunden. Stammdaten wurden direkt aus dem ERP-System auch im Servicemanagementsystem genutzt und Bildschirmmasken direkt aus dem ERP-System aufrufbar zur Verfügung gestellt.

Auftrag war die Prüfung der Machbarkeit der Einführung eines elektronisches Rechnungsverwaltungs- und Ablagesystems insbesondere in Bezug auf Einsparungsmöglichkeiten und Effizienzgewinne.

Es wurden Prozessbeschreibungen erstellt und es erfolgte eine Abstimmung mit der Geschäftsleitung, sodass diese in der Lage war, die Investitionen nach strengen Kosten-/Nutzenkriterien freizugeben.

Anschliessend wurde die optimalste Lösung evaluiert, umgesetzt und eingeführt.

elleta wurde mit der Erhebung der grundlegenden Möglichkeiten zur Verbesserung der Übersicht und Effizienz des Kälteportals beauftragt. Es wurde erhoben, welche Daten und Informationen genau benötigt werden.

Danach wurde ein Masterportal mit Schnittstellen zu den Überwachungssystemen verschiedener Hersteller konzipiert und es erfolgte die Auswahl eines spezialisierten Partners für die Softwareentwicklung.

elleta übernahm zusätzlich die Umsetzungsprojekteitung, Implementierung und Einführung der Lösung.

elleta Aufgabe war die Erarbeitung und Definition einer optimalen IT-Organisation und die entsprechende Abstimmung mit der Geschäftsleitung des Kunden. Es wurden Überlegungen angestellt, wie Personen, die IT-Aufgaben in der bestehenden Organisation ausführen, in die neue Organisation so weit als möglich integriert werden können. Zielsetzung war, bestehendes Wissen so gut als möglich zu erhalten bei gleichzeitiger Verbesserung der IT-Organisation.

Nach Beschlussfassung der Geschäftsleitung erfolgte die schrittweise Überführung der bestehenden Organisation in die neue sowie die Begleitung des IT-Teams in der Anfangsphase.

elleta implementierte einen systematischen Change- und Releaseprozess, der klar definierte Abläufe hinsichtlich der Anforderungserfassung, der Machbarkeitsprüfung, der Umsetzungsentscheidung, der Entwicklung, dem Testprozess und der operativen Einführung umfasste.

Die Implementierung erforderte eine sorgfältige Einschulung aller involvierter Stakeholder, die ebenfalls durch elleta ausgeführt wurde.

Nach einigen Monaten des operativen Betriebs wurden vereinzelte Anpassungen am Change- und Releaseprozess vorgenommen, sodass eine zusätzliche, praxisgerechte Optimierung in der Organisation erreicht werden konnte. Die Auswirkung dieser Tätigkeiten war überraschend positiv, führte zu reduzierten Kosten, einer höheren Softwarestabilität und einer höheren Umsetzungsgeschwindigkeit.

Der gesamte Testprozess wurde untersucht mit dem Ziel, das Testverfahren in verschiedene Testkategorien einzuteilen. Dabei wurden Schlüsseltestkategorien festgelegt, die verhältnismässig rasch durchgeführt werden konnten und gleichzeitig eine möglichst hohe Aussagekraft über die grundlegende Funktionsfähigkeit der jeweils neuen Softwarereleases hatten.

Nach jedem neuen Softwarerelease wurden nun fortan zuerst die Schlüsseltests durchgeführt, die sehr rasch zu einer hohen Aussagekraft in Bezug auf die Funktionsfähigkeit der Software führten. Umfassende Detailtests, wie sie zuvor ausgeführt worden sind, wurden nur noch bei sehr grossen Funktionsänderungen ausgeführt, sodass der Gesamttestaufwand reduziert werden konnte.

Die Aufgabe der elleta Mitarbeitenden war, wirksame Controllingprozesse zu definieren und einzuführen, die einerseits Fehler möglichst eliminieren und andererseits vorhandene Fehler lückenlos und zeitnah aufdecken sollten.

Dank der profunden Controlling- und Finanzkenntnisse einzelner elleta Mitarbeitenden konnte erfolgreich ein mehrstufiger "end to end" Controllingprozess eingeführt werden, der Fehler eliminierte.

Zuerst wurden die Einzelschritte definiert, die aus den Datenschutzvorgaben resultierten, damit diese anschliessend in einer Projektroadmap chronologisch dargestellt werden konnten. Die Abfolge der erforderlichen Einzelschritte wurde im Rahmen von zwei Workshops mit den verantwortlichen Personen des Kunden festgelegt und in zusammenhängenden Clustern gruppiert. Für die Bearbeitung der einzelnen Schritte wurden jeweils Fachpersonen aus der Kundenorganisation beigezogen, die entsprechend den Vorgaben die Umsetzung vornahmen.

Die Aufgabe des elleta Projektleiters war sicherzustellen, dass die Zusammenhänge und die Querverbindungen der Einzelschritte gesamtheitlich aufeinander abgestimmt wurden.

Das Endergebnis war eine durchgängige und integrierte Umsetzung der DSGVO-Vorgaben für die Amtsstelle und deren beaufsichtigte Organisationen.

In der Gemeindeverwaltung wurde ein kompletter IT-Review mit folgenden Schwerpunkten durchgeführt: Analyse IST-Situation, Bewertung der erhobenen Themenbereiche, Ableitung und Priorisierung Massnahmen, Erstellen Umsetzungsvorgehen und -plan.

Um die Prozesse zu optimieren, wurden diese gesammelt und eine sorgfältige Analyse der ausgeführten Tätigkeiten durchgeführt. Danach erfolgte eine Bewertung und Priorisierung mit anschliessender Einführung der optimierten Prozesse.

Ein wesentlicher Arbeitsschritt waren zudem die umfassende Mitarbeiterschulung inklusive der Erstellung von Schulungsunterlagen.

elleta übernahm die Qualitätssicherung und die Erstellung von Benutzerprozeduren. Bei dieser Tätigkeit fielen ihr folgende Aufgaben zu:

• Unterstützung des QS-Beauftragten in den Phasen Konzeption und Realisierung durch die Erstellung eines QS-Konzeptes und von Richtlinien
• Übernahme von konkreten Arbeitsaufträgen in der Use Case Abklärung
• Definition Qualitätskonzept und Erstellung QS-Grundraster
• Definition Qualitätsreportings
• Definition Einführungsvorgehen
• Realisierung und Einführung der erarbeiteten QS-Grundlagen
• Durchführung von Informationsveranstaltungen
• Erstellung Schulungskonzept
• Erstellung Erfassungsgrundlagen und Richtlinien zur Sicherstellung der Qualität
• technische und organisatorische Validierungsmöglichkeiten

elleta war für folgende Aufgabenbereiche zuständig:

• Gesamtprojektleitung
• Erarbeitung einer Studie zur Evaluation des Marktes, der Rechtsgrundlagen und des Schutzbedarfs solcher Informationen
• Erarbeitung der Geschäftsorganisation bis hin zur Aktivierung der juristischen Person als Portalbetreiberin
• Design der Defensivpublikationsprozesse und der Organisation
• Definition der Bestätigungsprozesse zur Sicherstellung, dass die Publikation stattgefunden hat
• Konzeption, Realisierung und Einführung des Online-Portals mit dafür beschaffter und angepasster Software
• Erarbeitung des Systemkonzeptes sowie der Systemarchitektur, Beschaffung sowie Vereinbarung zur Erstellung und zum IT-Betrieb des Portals, Testen, sowie schliesslich Aktivierung des Betriebs sowie Projektabschluss
• Erstellung von Marketingproduktunterlagen, Broschüren, Preisblättern, allgemeinen Geschäftsbedingungen
• Bereitstellung einer Online-Schulung auf YouTube für Interessenten und Kunden zur Verwendung des Portals

elleta hatte folgenden Lösungsansatz: Die Prozesse im vorhandenen hochkomplexen Portfoliomanagementsystem wurden auf Schwachstellen überprüft und ergänzend dazu effiziente Prozesse im Bereich Änderungsmanagement definiert und in Betrieb genommen.

Ein System zur automatischen digitalen Klassifizierung und Verbuchung der Bankbelege wurde eingeführt. Dieses System empfängt Bankbelege über XML-Schnittstellen und in PDF-Form. Die Inhalte dieser elektronischen Beleginformationen wurden automatisch im Portfoliomanagementsystem verbucht.

Als Basis stand die Ablaufanalyse der Abteilungen „Operative Analyse“ und „Strategische Analyse“ im Zentrum der langfristigen Ausrichtung der FIU, inklusive Mengengerüste und Aufwandsschätzungen pro Arbeitsschritt.

Im Fokus waren auch die gesamte Datenflussanalyse sowie die Übersicht über die verarbeiteten Daten bezüglich Herkunft, Verarbeitungstätigkeit, Aufbewahrung und Weitergabe. Das Ergebnis aus den Interviews und Analysetätigkeiten umfasste:

• übersichtliche Darstellung der Kernprozesse
• aktuelle Darstellung der Supportprozesse
• detaillierte Kosten- und Aufwandschätzung
• Konzeptbeschreibung mit möglichen Verbesserungsmassnahmen,
  unabhängig von der eingesetzten IT-Lösung

Eine Bewertung zeigte das Zeit- und Kostenreduktionspotenzial bei den unterschiedlichsten Melde- und Analysetätigkeiten, insbesondere in Hinblick auf eine langfristige Effizienzsteigerung respektive Steigerung der Durchsatzmöglichkeit an operativen Anfragen.

elleta übernahm die komplette kundenseitige Projektleitung und hatte sämtliche Aufgaben und Massnahmen zu erfüllen, damit der Kunde zuerst "Cloud-ready" gemacht werden konnte. Die damit zusammenhängenden Massnahmen waren vielfältig, da aufgrund der neuen "going to cloud" Strategie sämtliche Bereiche hinterfragt und schriftlich definiert werden mussten. Beginnend mit der detailgenauen Dokumentation der Applikationsinteroperabilität, der Erstellung eines umfassenden Berechtigungskonzeptes, der Anforderungsdefinition für sämtliche neu einzusetzenden Infrastrukturkomponenten über detaillierte Migrationsüberlegungen, wurden sämtliche IT-Bereiche schrittweise bearbeitet. Wichtig dabei war auch die Sicherstellung der Kommunikation zwischen den Möglichkeiten des Cloud-Anbieters und der Erfüllung der Kundenanforderungen.

Als Ergebnis lag nach einer circa einjährigen Durchlaufzeit eine komplett neue IT-Infrastruktur vor, die ohne Einschränkungen die Anforderungen des Kunden erfüllte.

Nach erfolgreicher Inbetriebnahme wurden die Chance genutzt, organisatorische Veränderungen für einen zukünftigen optimalen Betreuungsprozess einzuleiten. Die abschliessend vorhandene Gesamtsituation ermöglicht es dem Kunden, weitere Digitalisierungsprojekte zu starten und diese friktionslos einzuführen.

Voraussetzung für die Schaffung eines unternehmensweiten Berechtigungssystems (Identity Management System) war, die verschiedenen verteilten Berechtigungssyteme in den Applikationen, auf den Zugangssystemen, Filesystemen, etc. zu überblicken und die Hintergründe für diese Berechtigungsvielfalt zu verstehen.

Nach eingehender Analyse stellte sich heraus, dass ein rollenbasierender Berechtigungsansatz trotz der zahlreichen Unterschiede gewählt werden kann.

Das neue Rollen- und Berechtigungsmodell wurde danach schrittweise mit den Kunden entwickelt und die jeweils erforderlichen Rechte den Rollen zugewiesen. Um eine möglichst effiziente und transparente Rechteverwaltung im operativen Betrieb gewährleisten zu können, wurde im Einzelfall entschieden, welche Rechte zwingend zentral und welche Rechte weiterhin dezentral verwaltet werden müssen. Wichtig dabei war die Implementierung einer zweckmässigen Rechteverwaltungsorganisation um sicherzustellen, dass die Rechtevergabe fehlerfrei und lückenlos erfolgen konnte. Als Ergebnis der elleta Tätigkeiten lag ein umfassendes Berechtigungskonzept vor, welches dem Kunden die Implementierung eines zentralen Identity Management Systems ermöglichte.

Herausfordernd bei diesem Projekt war die Sicherstellung einer funktionierenden Systemumstellung bei gleichzeitig beschränkt vorhandener Testkapazität in der Kundenorganisation. elleta wählte folgendes Vorgehen:

• Feststellung, welche Bereiche durch die Systemumstellung besonders stark verändert wurden und damit ein erhöhtes Fehlerrisiko darstellten
• Eingrenzung dieser Bereiche und Aufteilung in logische Testeinheiten
• Suche nach geeigneten Testpersonen innerhalb der Kundenorganisation und Zuteilung zu den Testeinheiten
• Beschreibung der einzelnen Testeinheiten mit den erwarteten Ergebnissen
• Bereitstellung der verschiedenen Testumgebungen
• Einschulung der Testpersonen pro Testeinheit und Abgabe einer vorbereiteten Ergebnisdokumentation
• Sammeln der Testergebnisse
• Durchführung von Systemkorrekturen und Retesting

Im Anschluss an die verschiedenen Testläufe wurden einzelne ausgewählte Testpersonen als Supporter nach Go-live ausgebildet. Die Systemumstellung erfolgte daraufhin problemlos und ohne grössere Zwischenfälle.