Projekterfolge

elleta hat die kundenseitige Projektleitung ausgeübt. Sie hat ein umfassendes Realisierungskonzept entwickelt, die Abstimmung mit dem Softwareentwickler übernommen und ist in permanentem Dialog mit dem Kunden und der Softwareentwicklung gestanden zur Sicherstellung der Anforderungen.

Nach Abschluss der Entwicklungsarbeiten hat elleta das Testmanagement aufgesetzt, die Testdurchführung durch die Fachabteilungen überwacht und die Führung beim Go-live übernommen.

Nach einer umfassenden Analyse der Infrastruktur wurde das komplette System in einem Enterprise Risk Management System (ERM) erfasst.

Anschliessend wurden die Anforderungen an die Applikationen bezüglich der maximalen Ausfallsicherheit systematisch erhoben, sodass im ERM-System Simulationen durchgeführt werden konnten. Dadurch konnte den verantwortlichen Entscheidungsträgern auf Kundenseite gezeigt werden, wie die einzelnen Ausbaustufen der zukünftigen Infrastruktur die theoretisch maximale Ausfallzeit beeinflussen. Auf Basis dieser Simulation war die Geschäftsleitung des Kunden in der Lage, eine fundierte Investitionsentscheidung zu fällen.

Im Anschluss erfolgte die Auswahl des Realisierungspartners in einem Evaluationsverfahren, die Detailkonzeption in Zusammenarbeit mit dem Realisierungspartner, die Projektumsetzung, die Migrationsplanung und Migration mit anschliessender erfolgreicher Inbetriebnahme.

Gemeinsam mit dem Kunden wurden die digitalen Produktkomponenten definiert. Anschliessend erfolgte eine Erhebung des möglichen Zielmarktes und der potentiellen Absatzmöglichkeiten.

Nachdem die Entscheidung für die Umsetzung durch die Geschäftsleitung gefallen war, mussten die einzelnen digitalen Komponenten im Detail definiert und mit dem technischen Realisierungspartner abgestimmt werden.

Ein weiterer wesentlicher Teil neben der Produktentwicklung bildeten die Überlegungen, wie der Kundensupport und der Service gewährleistet werden können. Nach Abschluss dieser Projektarbeiten und vor der aktiven Vermarktung wurden sämtliche Produktunterlagen erstellt, Verträge und allgemeine Vertragsbedingungen entwickelt und der Vertrieb eingeschult.

Nach einer kurzen Bestandsaufnahme wurde rasch deutlich, dass zwar die Applikation während der vorangegangenen Jahre laufend erweitert und dadurch komplexer wurde, aber die organisatorischen Prozesse mit dieser Entwicklung nicht Schritt gehalten haben. Die erhöhte Komplexität der Applikation erforderte auch neue Einführungsprozesse, sodass die Qualität der Funktionen und Daten aufrechterhalten werden konnte.

elleta führte einen umfassenden Change- und Releaseprozess auf Basis der ITIL-Norm ein, schulte die Mitarbeiter des Kunden und stimmte die einzelnen Schritte mit dem Applikationspartner ab. Nach Einführung dieser Prozesse waren klare und für alle Parteien verständliche Abläufe für die Durchführung von Änderungen, Fehlerbehebungen und die Einführung neuer Releases implementiert.

Die besondere Herausforderung in der gesamten Organisation war dabei, den richtige Detaillierungsgrad der Prozesse zu finden, damit einerseits die Qualität sichergestellt und andererseits der Aufwand möglichst gering gehalten werden können.

elleta begann mit der systematischen Prozessaufnahme, überprüfte Abläufe auf Automatisierungsmöglichkeiten und passte diese gegebenenfalls an.

Durch die Erstellung eines umfassenden Konzeptes, die Übernahme der kundenseitigen Projektleitung bei der Lösungsentwicklung, des darauffolgenden Testmanagements sowie der anschliessenden Implementierung ergänzte elleta das kundenseitige Projektteam. Zudem verfügte elleta über zahlreiche Erfahrungswerte aus anderen Projekten, die bei der Suche praktikabler Detaillösungen in diesem Zusammenhang dem Kunden sehr nützlich waren und eine merkliche Zeitersparnis brachten.

elleta war mit der Evaluation einer flexiblen und auf die Kundenbedürfnisse anpassbaren Servicemanagement-Software beauftragt. Sie definierte die Anforderungen und gewünschten Prozesse, hat die kundenseitige Projektleitung bei der Erstellung des Implementierungskonzeptes gemeinsam mit dem Produkthersteller übernommen und begleitete die Einführung und Produktivsetzung der Lösung.

Die Servicemanagementsoftware wurde eng in die bestehende ERP-Lösung eingebunden. Stammdaten wurden direkt aus dem ERP-System auch im Servicemanagementsystem genutzt und Bildschirmmasken direkt aus dem ERP-System aufrufbar zur Verfügung gestellt.

Auftrag war die Prüfung der Machbarkeit der Einführung eines elektronisches Rechnungsverwaltungs- und Ablagesystems insbesondere in Bezug auf Einsparungsmöglichkeiten und Effizienzgewinne.

Es wurden Prozessbeschreibungen erstellt und es erfolgte eine Abstimmung mit der Geschäftsleitung, sodass diese in der Lage war, die Investitionen nach strengen Kosten-/Nutzenkriterien freizugeben.

Anschliessend wurde die optimalste Lösung evaluiert, umgesetzt und eingeführt.

elleta wurde mit der Erhebung der grundlegenden Möglichkeiten zur Verbesserung der Übersicht und Effizienz des Kälteportals beauftragt. Es wurde erhoben, welche Daten und Informationen genau benötigt werden.

Danach wurde ein Masterportal mit Schnittstellen zu den Überwachungssystemen verschiedener Hersteller konzipiert und es erfolgte die Auswahl eines spezialisierten Partners für die Softwareentwicklung.

elleta übernahm zusätzlich die Umsetzungsprojekteitung, Implementierung und Einführung der Lösung.

elleta wurde beauftragt, die Gesamtbeurteilung vorzunehmen. „Dabei war es uns ein besonderes Anliegen, nicht nur eine technische Beurteilung, sondern auch Prozessoptimierungen, Datenschutzaspekte und die präzise Abstimmung der technischen Infrastruktur mit unseren Geschäftszielen vorzunehmen“, so Dr. Thomas Plank, Delegierter des Verwaltungsrates der bsmarts AG, und führt weiter aus: „Wir sind sehr glücklich darüber, dass wir mit elleta einen Partner gefunden haben, der in der Lage ist, diese Fülle von Anforderungen abzudecken und uns gleichzeitig neutral in unserem Sinne zur Seite zu steht.“

elleta war für folgende Aufgabenbereiche zuständig:

• Gesamtprojektleitung
• Erarbeitung einer Studie zur Evaluation des Marktes, der Rechtsgrundlagen und des Schutzbedarfs solcher Informationen
• Erarbeitung der Geschäftsorganisation bis hin zur Aktivierung der juristischen Person als Portalbetreiberin
• Design der Defensivpublikationsprozesse und der Organisation
• Definition der Bestätigungsprozesse zur Sicherstellung, dass die Publikation stattgefunden hat
• Konzeption, Realisierung und Einführung des Online-Portals mit dafür beschaffter und angepasster Software
• Erarbeitung des Systemkonzeptes sowie der Systemarchitektur, Beschaffung sowie Vereinbarung zur Erstellung und zum IT-Betrieb des Portals, Testen, sowie schliesslich Aktivierung des Betriebs sowie Projektabschluss
• Erstellung von Marketingproduktunterlagen, Broschüren, Preisblättern, allgemeinen Geschäftsbedingungen
• Bereitstellung einer Online-Schulung auf YouTube für Interessenten und Kunden zur Verwendung des Portals

elleta wurde beauftragt, bei den einzelnen Unternehmen den Ist-Zustand im Sinne eines Reviews zu erheben, Differenzen zum Soll-Zustand festzustellen und bei der Bereinigung der Differenzen unterstützend tätig zu sein.

Das Projekt wurde durch die oberste Konzernleitung beauftragt, die ihrerseits auch den Projektausschuss stellte. Bei den betroffenen Unternehmen wurden jeweils kundenseitige Datenschutzbeauftragte im Sinne von Fachspezialisten definiert, die Hauptansprechpartner der Projektleitung waren. elleta berichtete regelmässig dem Projektausschuss, informierte über die wesentlichen Erkenntnisse aus dem Audit/Review und den jeweiligen Projektfortschritt.

Die Projektorganisationen in den einzelnen Unternehmen wurden auf die jeweilige Unternehmensgrösse abgestimmt. In einem kleinen Unternehmen genügte der Datenschutzverantwortliche als Fachspezialist für die elleta Projektleitung. In grösseren Unternehmen wurde eine grössere Projektorganisation mit einer zentralen Datenschutzperson und mehreren dezentralen Datenschutzkoordinatoren aufgebaut.

Nach einer Evaluation durch den Kunden erwies sich die Risk Management Software CRISAM® des Softwareherstellers Calpana® als die geeignetste Lösung für die Bedürfnisse des Kunden. Die Einführung erfolgte durch elleta in folgenden Schritten:

• Festlegung der Rahmenbedingungen der Geschäftsleitung und Einbettung des Projektes in die vorhandene Riskmanagementstruktur
• Analyse des Umfelds (Business Impact): Festlegung der zu betrachtenden Bereiche bzw. Geschäftsprozesse. Analyse der Prozesse und IT-Anwendungen in Bezug zum Unternehmen
• Durchführen der Risikoanalyse in den zuvor definierten Geltungsbereichen und Geschäftsprozessen
• Im Rahmen der Risikosteuerung wurde ein Massnahmenkatalog zur Erreichung des angestrebten Sollzustands erarbeitet
• Innerhalb der Stufe Implementierung wurden die Massnahmenpakete in Projekte überführt und im CRISAM® System nachgeführt 
  
  Das Ergebnis waren sowohl die Umsetzung der Massnahmen und damit die Reduktion der Risiken für das Unternehmen als auch die lückenlose Dokumentation der Zusammenhänge und Abhängigkeiten im CRISAM® System. Letzteres bildete und bildet eine sehr wertvolle und unverzichtbare Grundlage für das laufende Risikomanagement und die Anpassung der Massnahmen an die jeweils neu entstehenden Anforderungen im Unternehmen.